Bild: Beumer Group

Fehlerquellen mit modularer Projektierungssoftware minimieren

Individuelle Kundenangebote, Preiskalkulationen und Anlagenkonfigurationen werden oft mit einfachen Mitteln der Text- und Tabellenverarbeitung erstellt, was eine meist manuelle und damit fehlerbehaftete Übertragung der technischen Werte und Preise bedingt. Damit war auch die Beumer-Gruppe konfrontiert, ein Hersteller für Intralogistik. Aus diesem Grund kommt bei dem international agierenden Unternehmen mittlerweile die Angebots- und Projektierungssoftware »Leegoo Builder« der EAS Engineering Automation Systems GmbH zum Einsatz. Laut Anbieter unterstützt das CPQ-System (Configure-Price-Quote) den gesamten Angebotsprozess, vom ersten Lösungsentwurf bis zur Auftragsübergabe an die Konstruktion, und soll so Wechsel zwischen verschiedenen Medien oder Programmen unnötig machen. Der Vertrieb benötige so etwa 80% weniger Zeit zur Erstellung der Angebote, und weltweit könne eine einheitliche Auslegung, Konfiguration, Kalkulation und Angebotsdarstellung garantiert werden.

Laut Beumer war die Angebotserstellung mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen mittels vorgefertigter Textbausteine in unterschiedlichen Sprachen manuellem Kopieren der variablen Werte mit großem Zeitaufwand und der Gefahr von Übertragungsfehlern verbunden. Neue Angebotsversionen mussten wieder eigens übersetzt werden und da keine Schnittstelle zum ERP-System vorhanden war und der Vertrieb sowie die Konstruktionsabteilung mit unterschiedlichen Produktstrukturen arbeiteten, konnte die Integration nur über Umwege vorgenommen werden. Eine neue Lösung sollte es dem Unternehmen ermöglichen, eine gleichbleibende Angebotsqualität bei reduziertem Zeitaufwand in allen internationalen Vertretungen und Gesellschaften garantieren zu können.

Erfolgreiche Implementierung

Als Lösung wählte das Unternehmen den »Leegoo Builder engineering edition«, der speziell auf die Anforderungen des Maschinen-, Sondermaschinen- und Anlagenbaus zugeschnitten wurde und so Angebotsprogramm und Konfigurator vereint und so laut Anbieter alle Möglichkeiten für die Erstellung beliebig komplexer Liefer- und Leistungsumfänge bieten will: von der Angebotskosten- und Preiskalkulation bis hin zu umfassenden Möglichkeiten zur Dokumentengenerierung. Die CPQ-Software sei offen für Drittsysteme wie CRM, ERP oder CAD und massendatenfähig sowie weltweit einsetzbar, auch mit sehr vielen Benutzern.

Screenshot: Beumer Group

Screenshot: Beumer Group

Nach erfolgreichem Abschluss einer dreimonatigen Testphase wurde die Software schrittweise in den einzelnen Gesellschaften eingeführt. Die Software unterstütze seitdem alle Hauptschritte bei der Projektierung: vom Erfassen der Kundenanforderungen über erste Entwürfe und Mengengerüste, die Angebotskalkulation und die Generierung der Ausgabedokumente bis zur Auftragsdatenübergabe. Das Angebotssystem benötige keine Netzwerkverbindung und sei somit auch auf Reisen im mobilen Einsatz anwendbar, was besonders bei Preisverhandlungen von großem Nutzen sei. Das Angebotssystem ist laut Softwarehaus in allen Produktbereichen eingeführt und werde kontinuierlich weiterentwickelt. Erstellte Angebote und andere Informationen ließen sich in der Datenbank ablegen und für eine Auswertung hinzuziehen.

Weltweit einheitliche Angebote und 80% Zeitersparnis

In der Folge würden alle Gesellschaften auf die gleichen Produktdaten und Produktlogiken sowie andere technische Informationen zugreifen, sodass eine einheitliche Auslegung, Konfiguration und Kalkulation der Produkte garantiert werden könne. Dies werde zusätzlich vom eigens für Beumer entwickelten »Translation Manager« unterstützt. Dadurch sei es möglich, trotz der Sprachenvielfalt innerhalb der Gruppe eine Einheitlichkeit zu schaffen.

Mit der Einführung wurde eine Reduzierung des Zeitaufwands bei der Angebotserstellung festgestellt: Statt wie früher etwa 2,5 Stunden für ein einfaches Einzelmaschinenangebot seien jetzt nur noch 30 Minuten notwendig, was einer Zeitersparnis von 80% entspricht. Hierzu trage nicht nur der Wegfall von händischen Datenübertragungen bei und die Möglichkeit, schnell Änderungen umzusetzen, sondern auch die Performance des Programms. Plausibilitätsprüfungen unterstützen bei einer korrekten Angebotslegung. Aber auch für andere Abteilungen außerhalb des Vertriebs wirke sich die Einführung vorteilhaft aus: So erhalte der Einkauf einen vollständigen Report über die kalkulierten Kaufteile und die Konstruktionsabteilung profitiere ebenfalls von übersichtlichen Auslegungsdateien inklusive aller Parameter wie zum Beispiel Lastangaben. [pm]

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