Leistungsstärker und effizienter dank CRM
Die allgäu mail GmbH besteht seit 2003 und ist eine Tochterfirma der Allgäuer Zeitungsverlag GmbH. Als Komplettlösung für die Geschäftspost bietet das Unternehmen seinen Kunden ein umfangreiches und individuelles Dienstleistungspaket an, von der Abholung hin zur Sortierung bis zur finalen Zustellung. Um dies weiterhin einhalten zu können und den Anforderungen des wachsenden Kundenstamms gerecht zu werden, setzt das Unternehmen seit 2007 auf »cobra CRM Plus«.
Zu Beginn wurde der Vertrieb des Unternehmens mit analogen Kundenakten und Excel-Tabellen organisiert, was sehr zeitaufwendig war. Mit wachsendem Kundenstamm wurde es immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Für das Unternehmen war dann schnell klar, dass eine andere Lösung gefunden werden musste. Nach langer Recherche und vielen Vergleichen hat sich der Betrieb für »cobra CRM Plus« entschieden. Mit der Unterstützung des Softwareanbieters konnten bereits vorhandene Datensätze aus Excel in cobra übertragen werden. Das Unternehmen schätzt dabei besonders, dass die Masken selber verändert und den individuellen Bedürfnissen angepasst werden können. Damit spart die Firma Zeit und Geld, da hierfür keine Supportleistung benötigt wird. Durch die Einführung des CRM-Systems konnte die allgäu mail ihre analogen Kundenakten sowie die Excel-Listen auflösen.
Effiziente Kommunikation und Dokumentation
Mit der CRM-Software werden alle Gespräche mit Kunden und Interessenten in der Kontakthistorie hinterlegt, wodurch die internen Arbeitsprozesse transparenter gestaltet werden. Ist ein Mitarbeiter im Außendienst in einem Gespräch, sind die anderen Kollegen trotzdem darüber informiert, wie es aktuell um den Kunden steht: Ist gerade Neugeschäft in der Anbahnung? Was wurde bereits mit ihm besprochen? All das können die Mitarbeiter dank der zentralen Datenbank und der lückenlosen Dokumentation auf Knopfdruck erfahren und somit individuell auf die Wünsche eingehen.
Das Unternehmen ist nach eigenen Angaben mit dem CRM-System leistungsstärker geworden. Bei gleicher Mitarbeiterzahl konnte die Schlagkraft in der Kommunikation deutlich erhöht werden. Besonders beliebt ist bei den Mitarbeitern die Telefonanbindung. Ruft beispielsweise ein Kunde an, öffnet sich automatisch der dazugehörige Datensatz. Die Mitarbeiter sind bestens informiert, können den Kunden mit Namen ansprechen und müssen nicht nach der Kundennummer fragen. Das komme auch beim Kunden sehr gut an.
Das Kampagnenmanagement des CRM-Systems wird bei der allgäu mail vor allem eingesetzt, um die Neukundengewinnung voranzutreiben. Dabei sollen sich einzelne Kampagnen sehr leicht erstellen, ergänzen und verändern lassen. Wird ein Interessent zum Beispiel telefonisch nicht erreicht, landet dieser Datensatz auf dem Arbeitsschritt »nicht erreicht«, der den Mitarbeiter nach zwei Tagen automatisch daran erinnert, erneut anzurufen. Ergibt das Telefongespräch, dass kein Interesse besteht, da in dem jeweiligen Unternehmen zu wenig Post oder sogar nur elektronische Post versendet wird, kann das ebenfalls im entsprechenden Workflow-Schritt erfasst werden. Gleichzeitig wird vom System ein automatischer Kontaktvermerk »Kein Interesse, da nur elektronischer Postversand« hinterlegt. Ist ein Telefongespräch erfolgreich verlaufen, gelangt der Interessenten auf den Schritt »Infomappe versenden«. Der zuständige Mitarbeiter erhält automatisch die Erinnerung, dass die Mappe an den jeweiligen Interessenten versendet werden soll. Wird der Interessent zum Kunden, wird der Datensatz automatisch umgeschrieben und die Vertragsunterlagen können erstellt werden. Das Kampagnenmanagement bietet hier eine professionelle Begleitung der Aktivitäten und das gibt den Mitarbeitern wiederum in Form eines Leitfadens eine gewisse Sicherheit, dass kein Arbeitsschritt vergessen wird. [via Open-PR]